【学習塾向け】事務作業が劇的にラクになる！Googleアカウントで始めるAI活用術3選

「毎日、授業が終わってから事務作業をしていると深夜0時になってしまう」

「Wordを開いて保護者への案内文を打ち込むだけで、あっという間に時間が過ぎていく」

私自身、10年間学習塾の教室長を務めていたので、この痛いほどの苦労がよく分かります。生徒の成績を上げたい一心なのに、細々とした業務に追われて本当に悔しい思いをしてきました。

そこで今回は、Googleアカウントさえあれば今すぐ無料で始められる「生成AIの活用法」をお伝えします。

ITが苦手な方でも大丈夫です。塾内の手間がかかる業務をAIに任せて、「生徒へのコーチング」など、先生にしかできない役割に専念しましょう。

なぜ今、学習塾でAI活用が必要なのか？

少子化が進む中、地域密着型の個人塾が選ばれる一番の理由は、「生徒一人ひとりへの手厚い対応」ですよね。

しかし、現場の負担はすでに限界に近づいているのではないでしょうか。

保護者の方は「うちの子の塾での様子を詳しく知りたい」と願うもの。

毎月の指導報告書や、こまめな面談の案内など、授業以外の連絡業務にどうしても時間を奪われてしまいます。

優秀な学生アルバイトを採用しても、保護者宛の丁寧な文章を書けるようになるまで指導するのは一苦労でしょう。

結局、最終的な書類の書き直しを、すべて自分で引き受けて疲弊していませんか？

正直、教育現場にAIを入れることに対して、最初は抵抗感を感じる先生も多いかと思います。でも一方で、先生たちが倒れてしまっては元も子もありません。

だからこそ今、学習塾には「生成AI」というアシスタントが必要不可欠なのです。

たとえば、Googleの「Gemini（ジェミニ）」などは、文句ひとつ言わず24時間働いてくれる事務スタッフになります。

「手抜きだと思われるのでは」と不安に思うお気持ちも分かりますが、決してそうではありません。

優秀なツールに文章の土台作りなどを任せるのは、生徒との直接の対話に時間を割くためです。

事務作業をAIで30分時短し、「〇〇君、最近調子はどう？」と声をかける余裕を作る。これこそが、生徒への手厚さを守りながら負担を減らす「正しいAIの使い方」と言えます。

教室ですぐに使える！生成AIのおすすめ活用例3選

Googleアカウントをお持ちなら、無料で使えるGoogleの生成AI「Gemini（ジェミニ）」と「NotebookLM（ノートブック エルエム）」がすぐ試せます。

塾の事務作業を劇的にラクにする3つの具体例を見ていきましょう。

1. 【Gemini】保護者への案内文作成

ゼロから文章を考えるのが苦手な時、Geminiは最高の相棒です。

先生の教室では、毎月のお便り作成にどれくらいの時間をかけていますか？

時候の挨拶や面談のお知らせ文も、話しかける感覚で指示を出すだけでパッと土台ができあがります。

【使い方】

Geminiの入力画面に、伝えたい要点を箇条書きで打ち込みます。

AIへの指示（プロンプト）の例：

中学生の保護者向けに、春の保護者面談のお知らせ文を作ってください。丁寧で温かみのあるトーンでお願いします。

・期間：3月20日〜31日

・内容：新学年の目標設定と年間学習計画について

・提出期限：3月10日までに希望日を提出

あとはWordに貼り付けて、教室の状況に合わせて少し手直しするだけでお便りが完成します。

2. 【Gemini】生徒募集チラシのアイデア出し

夏期講習のチラシを作るとき、「なんて書けばお母さんの目に留まるかな」と行き詰まることは多いはずです。そんな時はGeminiに相談してみてください。

【使い方】

ターゲットの悩みを具体的に伝え、複数のキャッチコピーを提案してもらいます。

AIへの指示（プロンプト）の例：

うちの塾の夏期講習チラシのキャッチコピーを10個考えてください。

・ターゲット：「部活ばかりで全く勉強していない中2男子」を持つお母さん。

・塾の強み：地域密着、アットホーム、基礎から徹底的にやり直せる。

AIからの出力例：

・「部活ばかりの中2生へ！この夏期講習で、中1の基礎から総復習します」

・「『うちの子、部活しかしていない』と焦るお母さんへ。この夏、勉強のスイッチを入れませんか？」

・「中2の夏が分かれ道。部活に熱心なお子様専用！基礎固めの夏期講習」

一人では思いつかないようなハッとする切り口を、10秒足らずでたくさん出してくれるはずです。チラシ作りの大きなヒントになるでしょう。

3. 【NotebookLM】過去の指導報告書から面談用資料を作成

NotebookLMは、さらに一歩進んだ使い方ができる強力なツールです。

一般的な生成AIとは異なり、自分がアップロードしたPDFやWord資料だけを元に答えてくれます。自塾の実務に直結する使い方ができるのです。

先生は、保護者面談の前に生徒ファイルや過去の指導報告書を確認して、あっという間に1時間が過ぎていた経験はありませんか？

【使い方】

まずはNotebookLMのウェブサイトを開き、「ノートブックを新規作成」をクリックしましょう。

次に、画面左側にある「ソースを追加」というボタンをクリックします。

そこへ、あらかじめ生徒の名前をイニシャルに変更した「過去半年分の指導報告書（WordやPDFデータ）」を直接ドラッグ＆ドロップしてください。数十秒ほど待つだけで、過去の記録がすべてインプットされます。

準備ができたら、画面下部の入力欄へ以下のように打ち込んでみましょう。

AIへの指示（プロンプト）の例：

読み込んだ半年分の報告書データを分析してください。

学習面での成長したポイントと今後の課題を整理し、明日の保護者面談で伝えるべきアドバイスを3つ提案してください。

先生が一つずつ生徒ファイルや過去の指導報告書を読み返す必要はありません。

NotebookLMが瞬時に要点をまとめ、面談で話すべき内容を提示してくれます。今まで1時間かかっていた面談準備が、わずか3分に短縮されるはずです。

事務作業はAI、学習指導はICT教材で！

ここまで、Googleアカウントですぐに使えるAI活用法をご紹介しました。

お便りの作成やチラシのアイデア出しといった事務は、AIに任せれば数分で終わります。

ただ、生徒一人ひとりの理解度を正確に分析し、最適な問題を用意するといった教務の部分は、一般的なAIには任せられません。

そこで、AIがカバーできない学習指導の質を高め、教務の負担まで大きく減らしてくれるのが、学習塾専用のICT教材『aim@（エイムアット）』です。

事務作業はAIでサクッと終わらせる。そして、成績アップに直結する学習指導は専用の『aim@』を活用する。

ぜひこの賢い使い分けを取り入れてみてください。先生の負担を減らしながら、長く選ばれ続ける塾づくりを目指しませんか？

少しでもご興味があれば、ぜひ詳しい資料をご覧ください。